Diktiersoftware und DSGVO: worauf Unternehmen achten sollten

Wer diktiert, spricht über Kunden, Termine, Aufträge und manchmal über Krankheiten. Namen, Adressen und solche Angaben sind personenbezogene Daten. Nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO sind das alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Läuft die Spracherkennung nicht auf Ihrem Rechner, sondern beim Anbieter, geben Sie diese Daten aus der Hand.

Dieser Ratgeber zeigt, was Sie bei Diktier- und Spracherkennungssoftware prüfen sollten, jeweils mit der Stelle in Gesetz oder amtlicher Veröffentlichung. Am Ende steht, wie wir es bei Varell lösen. Varell ist die Diktiersoftware von Drillix, wir schreiben hier also auch über unser eigenes Produkt.

Wer verantwortlich ist und was „DSGVO-konform“ heißt

Verantwortlich für die Diktate ist in der Regel das Unternehmen, das die Software für eigene Zwecke einsetzt. Der Anbieter verarbeitet sie in dessen Auftrag. Setzt eine Firma eine KI-Anwendung als Cloud-Lösung ein, besteht laut Datenschutzkonferenz (DSK) häufig ein Auftragsverarbeitungsverhältnis. Dann ist mit dem Anbieter eine Vereinbarung nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO abzuschließen.

Nach Art. 28 Abs. 1 DSGVO arbeiten Sie nur mit Auftragsverarbeitern, die hinreichende Garantien für den Datenschutz bieten. Ob das zutrifft, prüfen Sie selbst. Steht auf einer Anbieterseite „DSGVO-konform“, nimmt Ihnen das diese Prüfung nicht ab. Die folgenden sieben Punkte helfen dabei.

Die Checkliste: was Sie beim Anbieter prüfen

1. Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO

Ohne Vertrag keine Auftragsverarbeitung. Art. 28 Abs. 3 DSGVO legt fest, was darin stehen muss: Gegenstand und Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die Arten der Daten und die betroffenen Personen. Außerdem muss der Vertrag unter anderem regeln, dass der Anbieter

• Daten nur auf Ihre dokumentierte Weisung verarbeitet, auch was Übermittlungen in Drittländer betrifft,
• sicherstellt, dass die befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind,
• nach dem Ende der Leistung alle Daten nach Ihrer Wahl löscht oder zurückgibt,
• Ihnen die nötigen Nachweise gibt und Überprüfungen ermöglicht.

Der Vertrag muss schriftlich vorliegen, ein elektronisches Format genügt (Art. 28 Abs. 9). Fragen Sie danach, bevor Beschäftigte die Software nutzen, auch schon für einen Test mit echten Diktaten.

2. Unterauftragsverarbeiter

Hinter einer Diktiersoftware können weitere Firmen stehen, etwa ein Rechenzentrum oder der Anbieter des KI-Modells. Solche Unterauftragsverarbeiter darf der Anbieter nur mit Ihrer vorherigen Genehmigung einsetzen. Bei einer allgemeinen Genehmigung muss er Sie über jede geplante Änderung informieren, damit Sie Einspruch erheben können (Art. 28 Abs. 2 DSGVO). Er muss ihnen dieselben Datenschutzpflichten auferlegen und haftet Ihnen, wenn sie diese nicht erfüllen (Art. 28 Abs. 4).

Lassen Sie sich eine Liste geben: Firma, Sitz, Tätigkeit und Ort der Verarbeitung. Setzt ein Unterauftragsverarbeiter wiederum eigene Dienstleister ein, gehören auch diese auf die Liste.

3. Serverstandort und Übermittlung in Drittländer

„Server in Deutschland“ beantwortet nur einen Teil der Frage. Entscheidend ist, wo alle Beteiligten die Aufnahme verarbeiten, auch die Unterauftragsverarbeiter und deren Dienstleister. Die DSK weist bei KI-Anwendungen, die zum Beispiel als Cloud-Lösung laufen, darauf hin, dass Übermittlungen in Drittstaaten dort häufig vorkommen.

Eine Übermittlung in ein Land außerhalb von EU und EWR ist nach Art. 44 DSGVO nur zulässig, wenn die Bedingungen des Kapitels V eingehalten werden. Zwei mögliche Grundlagen:

• Angemessenheitsbeschluss (Art. 45): Die EU-Kommission hat festgestellt, dass das Land ein angemessenes Schutzniveau bietet. Eine besondere Genehmigung ist dann nicht nötig.
• Geeignete Garantien (Art. 46): Gibt es keinen solchen Beschluss, braucht es zum Beispiel Standarddatenschutzklauseln der Kommission.

Für die USA hat die Kommission am 10. Juli 2023 den Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework erlassen. Er gilt nur für Übermittlungen an US-Unternehmen, die an diesem Rahmen teilnehmen. Die Teilnahme beantragen sie beim US-Handelsministerium, das den Rahmen verwaltet. Stand 27. September 2026 führt die Kommission die USA mit dieser Einschränkung in ihrer Liste der Angemessenheitsbeschlüsse. Ihren ersten Bericht zur Überprüfung hat sie im Oktober 2024 veröffentlicht.

Nach Art. 45 Abs. 5 DSGVO kann die Kommission einen solchen Beschluss widerrufen, ändern oder aussetzen. Fragen Sie deshalb je Empfänger außerhalb der EU, auf welcher Grundlage die Daten dorthin gehen, und prüfen Sie den Stand beim Vertragsschluss.

4. Speicherung und Löschung von Aufnahme und Text

Personenbezogene Daten dürfen nur so lange in identifizierbarer Form gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist (Speicherbegrenzung, Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Bei einer Diktiersoftware lohnen sich diese Fragen:

• Wird die Aufnahme gespeichert, beim Anbieter oder bei seinen Unterauftragsverarbeitern? Wie lange?
• Bleibt der erkannte Text beim Anbieter, etwa in einem Verlauf oder in Protokollen?
• Was speichert das Programm auf dem Rechner, und wer kann es dort lesen?
• Was geschieht nach Vertragsende? Nach Art. 28 Abs. 3 lit. g muss der Anbieter die Daten nach Ihrer Wahl löschen oder zurückgeben.

Für Dienste, die Eingaben als Verlauf speichern, verlangt die DSK in ihrer Orientierungshilfe zu KI Transparenz, gerade wenn mehrere Beschäftigte den Dienst nutzen. Die Nutzer sollen dann selbst entscheiden können, ob ihr Verlauf gespeichert wird.

5. Kein Training mit Ihren Diktaten

Laut DSK ist zu prüfen, ob Ein- und Ausgabedaten zum Training verwendet werden, ob der Anbieter darüber ausreichend informiert und ob sich diese Nutzung ausschließen lässt. Geht das nicht und sind personenbezogene Daten betroffen, braucht es für das Training eine eigene Rechtsgrundlage. Datenschutzrechtlich vorzugswürdig sind nach der DSK Anwendungen, die Ein- und Ausgaben nicht zum Training verwenden.

Als Beispiel für datenschutzfreundliche Voreinstellungen nach Art. 25 DSGVO nennt die DSK Konten für Beschäftigte, die schon bei der Einrichtung so eingestellt sind, dass keine Eingaben ins Training gehen. Fragen Sie außerdem, ob das auch beim Anbieter des KI-Modells gilt und ob Beteiligte Diktate für eigene Zwecke nutzen dürfen.

6. Berufsgeheimnisse nach § 203 StGB

Für Ärzte, Berufspsychologen, Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und weitere Berufe in § 203 Abs. 1 StGB gilt zusätzlich zur DSGVO das Strafrecht. Offenbaren sie unbefugt ein fremdes Geheimnis, das ihnen in dieser Eigenschaft anvertraut oder sonst bekannt geworden ist, droht Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe.

Nach § 203 Abs. 3 StGB dürfen sie fremde Geheimnisse sonstigen Personen offenbaren, die an ihrer beruflichen Tätigkeit mitwirken, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist. Offenbart eine solche mitwirkende Person das Geheimnis unbefugt, macht sich nach Abs. 4 auch der Berufsgeheimnisträger strafbar, wenn er nicht dafür gesorgt hat, dass sie zur Geheimhaltung verpflichtet wurde.

Bevor Sie Mandanten-, Patienten- oder Klientengeheimnisse diktieren, klären Sie deshalb, ob die Bedingungen des Anbieters das überhaupt zulassen und wie er und seine Unterauftragsverarbeiter zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. Daneben gilt Ihr Berufsrecht. Im Zweifel fragen Sie Ihre Kammer oder lassen es anwaltlich prüfen.

7. Datenschutz-Folgenabschätzung und interne Regeln

Hat eine Verarbeitung, besonders mit neuen Technologien, voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten von Personen, führen Sie vorab eine Datenschutz-Folgenabschätzung durch (Art. 35 Abs. 1 DSGVO). Art. 35 Abs. 3 nennt ausdrücklich unter anderem die umfangreiche Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten, zu denen Gesundheitsdaten gehören. Beim Einsatz von KI-Anwendungen wird eine Folgenabschätzung laut DSK „vielfach“ erforderlich sein. Ob das für Ihr Diktieren gilt, hängt vom Einzelfall ab.

Für die Prüfung brauchen Sie Angaben des Anbieters zur Funktionsweise. Die DSK rät, schon bei der Auswahl darauf zu achten, dass er sie liefert. Außerdem sollen laut DSK der Datenschutzbeauftragte eingebunden und eine Beteiligung von Betriebs- oder Personalrat geprüft werden. Legen Sie intern fest, wofür Beschäftigte die Software nutzen und was sie nicht diktieren.

Fragen an den Anbieter auf einen Blick

So macht es Varell

Varell ist die Diktiersoftware von Drillix für Mac und Windows. Die Aufnahme geht an unseren eigenen Dienst, von dort an die KI-Modelle von Mistral AI, und der Text kommt zurück an den Cursor. So beantworten wir die Fragen oben. Alle Angaben stehen auch im Vertrag zur Auftragsverarbeitung und in unserer Datenschutzerklärung.

• Vertrag: Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Er gilt auch im kostenlosen Test.
• Unterauftragsverarbeiter: Hetzner Online GmbH für den Server, Mistral AI SAS mit Sitz in Paris für Spracherkennung und Aufräumen des Textes.
• Serverstandort: Unser Dienst läuft auf einem Server bei Hetzner in Falkenstein, Deutschland. Einen festen Ort der Verarbeitung sagt Mistral nicht zu. Dienstleister von Mistral arbeiten auch außerhalb der EU, unter anderem in den USA. Grundlage ist laut dem Auftragsverarbeitungsvertrag von Mistral ein Angemessenheitsbeschluss, für die USA das Data Privacy Framework, sonst etwa Standardvertragsklauseln.
• Was Mistral erhält: alles, was Sie diktieren, und Ihre Fachwörter. Keine Namen, E-Mail-Adressen, Zugangsschlüssel oder IP-Adressen aus Ihrem Nutzerzugang.
• Speicherung: Audio wird auf unserem Server nicht gespeichert. Unser Dienst legt Texte in keiner Datenbank ab und führt keinen Verlauf. In seltenen Fehlerfällen kann erkannter Text ins Protokoll des Dienstes gelangen und wird dort nach 7 Tagen gelöscht. Bei Mistral ist die Null-Datenspeicherung aktiviert.
• Training: Ihre Diktate werden nicht zum Training von KI-Modellen genutzt. Bei Mistral ist das Training abgeschaltet.
• Eigene Zwecke von Mistral: Nach seinen Bedingungen prüft Mistral Inhalte automatisch auf Verstöße gegen seine Regeln, auch bei Null-Datenspeicherung.
• Vertragsende: Nutzerzugänge, Verbrauch und die übrigen Daten geben wir nach Ihrer Wahl zurück oder löschen sie, soweit wir sie nicht für Rechnungen aufbewahren müssen.

Wo Varell Grenzen hat

Varell erkennt Sprache immer über das Internet, nicht auf Ihrem Rechner. Ohne Verbindung gibt es kein Diktat.

Berufsgeheimnisträger diktieren mit Varell keine Mandanten-, Patienten- oder Klientengeheimnisse. So steht es in unseren AGB (§ 15), und das gilt auch im kostenlosen Test. Eine Ausnahme ist nur über eine gesonderte Vereinbarung möglich, die erst nach einer Freigabe durch uns wirkt (AVV, Anlage 6). Die Freigabe hängt unter anderem von einer Vereinbarung mit Mistral ab. Vorgesehen ist sie für Rechtsanwälte, Patentanwälte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und vereidigte Buchprüfer, nicht für Heilberufe und Notare. Im Test gibt es sie nicht. Ausgeschlossen sind außerdem Behandlungs-, Pflege- und andere Gesundheitsdokumentation sowie Daten von Kindern unter 16 Jahren ohne Einwilligung der Sorgeberechtigten.

Ob Sie Varell für Ihre Diktate einsetzen dürfen, entscheiden Sie als Verantwortlicher. Die Unterlagen dafür sind öffentlich: Vertrag zur Auftragsverarbeitung, AGB und Datenschutzerklärung. Ausprobieren können Sie Varell vorher: Varell 2 Stunden kostenlos testen.