Rechtliches
Datenschutzerklärung
Drillix GbR
Stand: 13. Oktober 2026 · Version 1.5.0
Inhaltsverzeichnis
1. Auf einen Blick#
- Wer: Die Drillix GbR betreibt die Website drillix.de und den Diktierdienst Varell mit Programmen für Mac und Windows.
- Zwei Rollen: Für unsere Website und das Herunterladen der Programme, für Anfragen und Support, für Bestellung und Test von Varell und für Verträge und Rechnungen entscheiden wir selbst. Setzt Ihr Arbeitgeber oder Auftraggeber Varell ein, ist er für Ihre Diktate und Ihren Zugang verantwortlich; wir arbeiten in seinem Auftrag (Abschnitt 3).
- Was wir bei Varell außerdem selbst verantworten: die Abrechnung Ihres Verbrauchs, unsere Nachweise zum Auftrag, die Anmeldung zum kostenlosen Test und die Prüfung eines Missbrauchsverdachts. Bei einem Verdacht sehen wir uns an, wann und wie lange mit Ihrem Zugang diktiert wurde, und informieren Ihr Unternehmen (Abschnitte 7.6 und 7.8).
- Was Sie wissen sollten: Varell sendet Ihre Aufnahmen über unseren Server in Deutschland an die Mistral AI SAS mit Sitz in Paris, die sie in Text umwandelt. Mistral setzt eigene Dienstleister ein, auch außerhalb der EU, unter anderem in den USA, und nutzt Daten in einzelnen Fällen für eigene Zwecke (Abschnitt 7.3). Aufnahmen, die das Programm nicht senden konnte, bleiben auf Ihrem Gerät, bis sie nachgereicht oder gelöscht sind, höchstens zehn; Aufnahmen, die älter als 72 Stunden sind, löscht das Programm (Abschnitt 7.5). Unsere Antworten auf E-Mails lassen wir vor dem Senden von einem Sprachmodell der Mistral AI SAS auf Rechtschreibung prüfen; Bank- und Zugangsdaten entfernen wir vorher, E-Mails, die bei uns eingehen, gehen nie an Mistral, und jede Antwort sendet ein Mensch (Abschnitt 6.1). Wie wir mit Angaben zu Unternehmen umgehen, die wir selbst als mögliche Kunden ansprechen, steht in Abschnitt 6.2.
- Was wir nicht tun: Ohne Ihre Einwilligung misst unsere Website Ihr Verhalten nicht; sie speichert dann nur Ihre Ablehnung in einem Cookie. Stimmen Sie zu, zählen wir Ihre Besuche mit einem eigenen System auf unserem Server, ohne Dritte (Abschnitt 4.2). Der Download der Programme setzt keine Cookies und misst nichts. Werbung per E-Mail schicken wir nur, wenn der Empfänger eingewilligt und seine Einwilligung bestätigt hat; derzeit verschicken wir keine (Abschnitt 7.9). Entscheidungen, die allein auf automatisierter Verarbeitung beruhen und Sie erheblich beeinträchtigen, treffen wir nicht; welche Abläufe automatisch geschehen, steht in Abschnitt 15. Wir nutzen Diktate nicht, um KI-Modelle zu trainieren, und erkennen keine Sprecher.
- Ihre Rechte: Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerruf einer Einwilligung und Beschwerde (Abschnitt 13). Zu Ihren Diktaten und Ihrem Zugang wenden Sie sich an Ihr Unternehmen (Abschnitt 7.7). Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen und Werbung können Sie widersprechen (Abschnitt 14).
2. Verantwortlicher und Kontakt#
Drillix GbR
Alter Ring 2, 02894 Reichenbach/O.L.
vertreten durch die Gesellschafter Nico Groß und Marvin Beck
Telefon: 01556 5334856
E-Mail für Fragen zum Datenschutz: kontakt@drillix.de
Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt.
3. Wann wir verantwortlich sind und wann wir im Auftrag arbeiten#
| Verarbeitung | Unsere Rolle | Wer Sie informiert und Ihre Anfragen bearbeitet |
|---|---|---|
| Besuch unserer Website | Verantwortlicher | wir, Abschnitt 4 |
| Besucherstatistik der Website, nur mit Ihrer Einwilligung | Verantwortlicher | wir, Abschnitt 4.2 |
| Herunterladen der Programme | Verantwortlicher | wir, Abschnitt 5 |
| Anfragen per E-Mail oder über das Anfrageformular | Verantwortlicher | wir, Abschnitt 6 |
| E-Mails in unserem Verwaltungssystem und Rechtschreibprüfung mit KI | Verantwortlicher | wir, Abschnitt 6.1 |
| Unternehmen, die wir selbst als mögliche Kunden ansprechen | Verantwortlicher | wir, Abschnitt 6.2 |
| Support zu Varell: Name, E-Mail-Adresse, Beschreibung, unsere Antwort | Verantwortlicher | wir, Abschnitt 6 |
| Support zu Varell: mitgeschickte Diktatinhalte, etwa Texte, Aufnahmen oder Bildschirmfotos mit Diktattext | Auftragsverarbeiter des Unternehmens, das Varell einsetzt | dieses Unternehmen, Abschnitte 6 und 7 |
| Bestellung von Varell auf drillix.de: Bestellbuch, Anlage als Kunde bei Stripe, Zugangsschlüssel per E-Mail | Verantwortlicher | wir, Abschnitt 9 |
| Vertrag, Ansprechpartner, Administratoren, benannte Personen, Rechnungen, Zahlung | Verantwortlicher | wir, Abschnitt 9 |
| Varell: Aufnahmen, Texte, Einstellungen, Nutzerzugänge, Verbrauch je Diktat, Protokolle des Dienstes | Auftragsverarbeiter des Unternehmens, das Varell einsetzt | dieses Unternehmen, Abschnitt 7 |
| Varell: Monatssumme des Verbrauchs je Lizenz als Grundlage unserer Rechnung; nach Vertragsende Verbrauch je Diktat für Schlussrechnung oder Streit über Entgelte | Verantwortlicher | wir, Abschnitt 7.6 |
| Varell: Prüfung eines Missbrauchsverdachts zu einem einzelnen Zugang | Verantwortlicher | wir, Abschnitt 7.6 |
| Varell: Nachweis, dass wir den Vertrag zur Auftragsverarbeitung einhalten | Verantwortlicher | wir, Abschnitt 7.6 |
| Varell: Anmeldung zum kostenlosen Test und Abgleich, damit jedes Unternehmen nur einmal testet | Verantwortlicher | wir, Abschnitt 7.8 |
| Informationen per E-Mail mit Ihrer Einwilligung | Verantwortlicher | wir, Abschnitt 7.9 |
| Websites, die wir für Kunden erstellen oder betreiben | Auftragsverarbeiter des Kunden | der Kunde, Abschnitt 10 |
Als Auftragsverarbeiter arbeiten wir auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO und nur nach den Weisungen des Verantwortlichen.
4. Unsere Website#
Was verarbeitet wird: Wenn Sie drillix.de aufrufen, verarbeitet der Webserver dieselben Angaben wie beim Herunterladen der Programme (Abschnitt 5) und schreibt sie in das Zugriffsprotokoll des Servers. Fehler und abgewiesene Anfragen, etwa bei zu vielen Aufrufen in kurzer Zeit, schreibt er mit IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufener Adresse in ein Fehlerprotokoll.
Anfragen an unseren Bestellserver, also aus dem Anfrageformular, der Anmeldung zum Test, der Bestellung und den Adressvorschlägen (Abschnitt 4.1), protokolliert dieser zusätzlich mit Zeitpunkt, aufgerufener Adresse einschließlich der darin enthaltenen Suchbegriffe und Statuscode, ohne Ihre IP-Adresse und ohne den Inhalt abgeschickter Formulare. Scheitert der Versand einer E-Mail, steht die Empfängeradresse in diesem Protokoll.
Wozu und auf welcher Grundlage: wie in Abschnitt 5.
Wie lange: Die Protokolle werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht.
Wer die Daten erhält: Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, die den Server in einem Rechenzentrum in Deutschland in unserem Auftrag betreibt. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.
Cookies und Messung nur mit Einwilligung: Die Seiten laden keine Schriften, Skripte oder Inhalte von fremden Servern. Ohne Ihre Einwilligung messen sie Ihr Verhalten nicht und setzen nur das Cookie mit Ihrer Wahl; die Besucherstatistik läuft nur, wenn Sie zustimmen (Abschnitt 4.2). Außerdem legt das Bestellformular für Varell Ihre Eingaben im Sitzungsspeicher (sessionStorage) Ihres Browsers ab: die gewählten Lizenzen, Firma, USt-IdNr. oder Steuer- bzw. Handelsregisternummer, Rechnungsanschrift sowie Name und E-Mail-Adresse des Administrators. So bleiben sie erhalten, wenn Sie die Seite neu laden oder von der Bezahlseite zurückkehren. Lesen kann sie nur drillix.de in diesem Tab; aus dem Speicher übertragen wir nichts. Ihr Browser löscht die Angaben, wenn Sie den Tab schließen; nach einer abgeschlossenen Bestellung löscht sie die Bestätigungsseite. Diese Speicherung ist für das von Ihnen genutzte Bestellformular unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
4.1 Adressvorschläge im Bestellformular#
Was verarbeitet wird: Im Bestellformular für Varell schlagen wir Straßen, Postleitzahlen und Orte vor, damit Sie die Rechnungsadresse nicht vollständig tippen müssen. Postleitzahlen und Orte stehen dafür als Liste auf unserem eigenen Server; dabei wird nichts an Dritte übermittelt. Für Straßennamen fragt unser Server eine Adressdatenbank an, sobald Sie mindestens drei Buchstaben getippt haben. Übermittelt wird dabei nur das getippte Wortstück und, falls schon eingetragen, die Postleitzahl. Ihre IP-Adresse, Ihr Name, Ihre Firma und Ihre Bestellung werden nicht übermittelt: Die Anfrage stellt unser Server, nicht Ihr Browser.
Wozu und auf welcher Grundlage: Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist eine Rechnungsadresse ohne Tippfehler, denn eine falsche Adresse führt zu fehlerhaften Rechnungen und Rückfragen.
Wie lange: Die Antworten der Adressdatenbank halten wir höchstens 15 Minuten im Arbeitsspeicher unseres Servers, damit gleiche Eingaben nicht erneut abgefragt werden. Danach werden sie verworfen. Die getippten Wortstücke speichern wir nicht dauerhaft; sie stehen wie jeder Aufruf im Zugriffsprotokoll des Webservers und im Protokoll des Bestellservers und werden nach 7 Tagen gelöscht (Abschnitt 4).
Wer die Daten erhält: die STÜBER SYSTEMS GmbH, Grabbeallee 31, 13156 Berlin, die den Dienst OpenPLZ API betreibt. Sie erhält nur die Anfrage unseres Servers mit dem getippten Wortstück und gegebenenfalls der Postleitzahl. Wie STÜBER SYSTEMS Anfragen verarbeitet und bei welchen Anbietern der Dienst läuft, steht in deren Datenschutzerklärung (https://www.stueber.de/legal/privacy.php). Die Daten der Adressdatenbank stammen aus öffentlichen amtlichen Quellen.
Ohne Vorschläge bestellen: Die Vorschläge sind eine Hilfe, keine Bedingung. Sie können die Adresse jederzeit von Hand eintragen; erscheint kein Vorschlag, hat das auf Ihre Bestellung keine Auswirkung.
4.2 Besucherstatistik (nur mit Ihrer Einwilligung)#
Beim ersten Besuch fragen wir Sie in einem Hinweis am unteren Rand der Seite, ob wir Ihre Besuche zählen dürfen. Ablehnen ist so einfach wie Zustimmen, und die Website können Sie in beiden Fällen ohne Einschränkung nutzen. Solange Sie nicht zugestimmt haben, schickt Ihr Browser nichts an die Statistik. Die Statistik ist ein eigenes System auf unserem Server, kein Dienst eines Dritten.
Was verarbeitet wird: Haben Sie zugestimmt, meldet Ihr Browser unserem Server jeden Seitenaufruf, wann Sie die
Website verlassen oder den Tab wechseln und ob Sie eine Anfrage abgeschickt, sich zum Test angemeldet oder eine
Bestellung abgeschlossen haben, nicht aber, was Sie dabei eingetragen haben. Jede Meldung trägt die zufällige
Besucherkennung aus dem Cookie drx_id (siehe unten). Bei einem Seitenaufruf kommen die Seite ohne weitere Angaben aus
der Adresse, ihr Titel und die Angabe hinzu, ob Ihr Gerät einen Touchbildschirm hat, beim ersten Aufruf eines Besuchs
außerdem die Domain der Website, von der Sie kamen, nicht deren vollständige Adresse, und Kampagnenangaben aus der
Adresse (utm_source, utm_medium, utm_campaign), etwa wenn Sie über den Link in unserem Google-Unternehmensprofil
kommen. Aus der Kennung Ihres Browsers und der Touch-Angabe leitet unser Server die Geräteklasse (Rechner, Tablet, Handy)
und den Browser ab, aus Ihrer IP-Adresse Land und Stadt.
Gespeichert werden je Besuch: die Besucherkennung, ob Sie zum ersten Mal kommen, Beginn und Ende des Besuchs, die aufgerufenen Seiten in ihrer Reihenfolge, die Quelle (Google-Suche, Google-Unternehmensprofil, direkt, Verweis oder Kampagne) mit der Domain der verweisenden Website oder dem Namen der Kampagne, Geräteklasse, Browser, Land, Stadt und die Abschlüsse. Einen neuen Besuch zählen wir, wenn Sie länger als 30 Minuten nichts aufgerufen haben. Nicht gespeichert werden Ihre IP-Adresse, die Kennung Ihres Browsers und die übrigen Angaben aus der Adresse. Wir verknüpfen die Statistik nicht mit Ihren Angaben aus Anfrage, Test oder Bestellung; wer hinter einer Besucherkennung steht, wissen wir nicht.
Land und Stadt: Um zu sehen, woher unsere Besucher ungefähr kommen, schlägt unser Server Ihre IP-Adresse in der freien Datenbank „IP to City Lite“ von DB-IP nach, die als Datei auf unserem Server liegt; DB-IP und andere erhalten dabei nichts. Die IP-Adresse verwendet er dafür nur im Arbeitsspeicher, gespeichert werden nur Land und Stadt. Am Handy ist das oft nur der Ort des Netzbetreibers. Anders als sonstige Aufrufe schreiben wir die Meldungen an die Statistik nicht in das Zugriffsprotokoll des Webservers; Ihre IP-Adresse wird dort dafür nicht festgehalten. Nur eine abgewiesene Meldung, etwa bei zu vielen Aufrufen in kurzer Zeit, steht wie in Abschnitt 4 beschrieben mit IP-Adresse für 7 Tage im Fehlerprotokoll. Quelle der Ortsdaten: IP Geolocation by DB-IP, https://db-ip.com, Lizenz CC BY 4.0.
Wozu und auf welcher Grundlage: Wir wollen wissen, wie Besucher unsere Website finden, welche Seiten sie ansehen und über welche Wege Anfragen, Tests und Bestellungen entstehen, um die Website und unsere Angebote zu verbessern. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung: für das Speichern und Auslesen der Besucherkennung auf Ihrem Gerät § 25 Abs. 1 TDDDG, für die Verarbeitung der Daten Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Das Cookie mit Ihrer Wahl setzen wir ohne Einwilligung, denn nur so können wir Ihre Entscheidung beachten, ohne bei jedem Aufruf erneut zu fragen; das ist unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
Cookies: Beide Cookies setzt und liest nur drillix.de.
| Name | Inhalt | Wann | Laufzeit |
|---|---|---|---|
drx_wahl |
Ihre Wahl: 1 für Zustimmung, 0 für Ablehnung; keine Kennung | sobald Sie wählen | 12 Monate ab Ihrem letzten Besuch, danach fragen wir erneut |
drx_id |
zufällige Besucherkennung, an der wir erkennen, ob Sie wiederkommen | nur nach Ihrer Zustimmung | 12 Monate ab Ihrem letzten Besuch; bei Ablehnung oder Widerruf gelöscht |
Wie lange: Besuche mit ihren Seitenaufrufen löschen wir 14 Monate nach ihrem Beginn, die Besucherkennung auf unserem Server 14 Monate nach Ihrem letzten Besuch, jeweils automatisch.
Wer die Daten erhält: Niemand außerhalb von Drillix. Die Statistik läuft auf unserem Server bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland, die ihn in unserem Auftrag betreibt (Abschnitt 4). Ausgewertet wird sie nur intern bei uns, als zusammengefasste Zahlen und als Liste der letzten Besuche des Tages ohne Besucherkennung. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt. Wir nutzen die Statistik nicht für Werbung, bilden daraus keine Werbeprofile und geben die Daten nicht weiter.
Widerruf: Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: Unter
„Cookie-Einstellungen“ im Fuß jeder Seite schalten Sie die Statistik aus. Ihr Browser meldet dabei die Besucherkennung
ein letztes Mal, und wir löschen alle Besuche, die wir unter dieser Kennung gespeichert haben. Danach löscht Ihr
Browser das Cookie drx_id, schickt nichts mehr an die Statistik und merkt sich Ihre Ablehnung in drx_wahl. Die
Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Auskunft: Da wir nicht wissen, wer hinter einer Besucherkennung steht, können wir Ihnen Auskunft über Ihre Besuche
nur geben, wenn Sie uns die Kennung aus dem Cookie drx_id nennen (Art. 11 Abs. 2 DSGVO). Löschen können Sie sie
jederzeit selbst, indem Sie die Statistik ausschalten.
5. Herunterladen der Programme (api.drillix.de)#
Was verarbeitet wird: Die Programme stellen wir unter api.drillix.de/download/ zum Herunterladen bereit. Beim Herunterladen verarbeitet der Webserver Ihre IP-Adresse, den Zeitpunkt, die aufgerufene Adresse, den Statuscode, die übertragene Datenmenge, die Seite, von der Sie kamen, und die Kennung Ihres Browsers und Betriebssystems. Diese Angaben stehen im Zugriffsprotokoll des Servers.
Wozu und auf welcher Grundlage: Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, Seiten und Programme zuverlässig auszuliefern, Fehler zu beheben und Angriffe wie Überlastungsversuche oder das Ausspähen von Schwachstellen zu erkennen und abzuwehren.
Wie lange: 7 Tage, danach automatische Löschung.
Wer die Daten erhält: Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, die den Server in einem Rechenzentrum in Deutschland in unserem Auftrag bereitstellt. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.
Keine Cookies, keine Messung: Beim Herunterladen von api.drillix.de werden keine Cookies gesetzt, keine Inhalte von fremden Servern geladen und Ihr Verhalten nicht gemessen. Die Seite drillix.de/download/, von der aus Sie herunterladen, gehört zur Website; dort gilt Abschnitt 4.2.
Derselbe Server nimmt auch die Diktate des Programms Varell entgegen. Welche Protokolle dabei entstehen, steht in Abschnitt 7.4.
6. Anfragen und Support#
Anfragen per E-Mail: Wir verarbeiten Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, gegebenenfalls Ihre Firma und Telefonnummer und den Inhalt Ihrer Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten und gegebenenfalls einen Vertrag vorzubereiten.
Anfrageformular: Über das Formular auf drillix.de/kontakt/ fragen Sie für Ihr Unternehmen an. Pflicht sind das Thema, Ihre Firma, Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und die Bestätigung, dass Sie für ein Unternehmen anfragen, beim Thema „Etwas anderes“ auch die Nachricht. Je nach Thema können Sie Branche, die Adresse Ihrer bisherigen Website, die Zahl der Varell-Nutzer, Ihre Telefonnummer und eine Nachricht angeben. Das Formular überträgt Ihre Angaben verschlüsselt an unseren Server bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Der Server speichert die Anfrage nicht, sondern schickt sie über den Postausgang der IONOS SE als E-Mail an unser Postfach. Zweck, Rechtsgrundlage und Speicherdauer sind dieselben wie bei Anfragen per E-Mail.
- Fragen Sie für sich selbst an, etwa als Einzelunternehmer, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
- Fragen Sie für ein Unternehmen an, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, Anfragen von Unternehmen zu beantworten und Geschäftsbeziehungen anzubahnen.
Support zu Varell: Schreiben uns Administratoren oder Nutzer wegen einer Störung oder einer Frage zum Dienst, verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Ihre Beschreibung und unsere Antwort, um zu helfen. Dafür sind wir selbst verantwortlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, den vereinbarten Dienst zu erbringen und Störungen zu beheben. Sind Sie selbst unser Vertragspartner, ist es Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Diktatinhalte im Support: Bitte schicken Sie uns keine Diktattexte, Aufnahmen oder Bildschirmfotos mit Diktattext. Erhalten wir sie trotzdem, verarbeiten wir sie im Auftrag des Unternehmens, das Varell einsetzt, nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Wir nutzen sie nur, um diese Anfrage zu beantworten, und löschen sie nach Abschluss der Anfrage, spätestens 30 Tage nach Eingang. Mit der übrigen Anfrage bewahren wir sie nicht auf.
Bewerbungen: Bewerbungen, die uns erreichen, verarbeiten wir, um über eine Zusammenarbeit zu entscheiden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Wie lange: Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir Ihre Anfrage drei Monate nach unserer letzten Nachricht. Support-Anfragen löschen wir sechs Monate nach ihrer Erledigung, mitgeschickte Diktatinhalte schon vorher (siehe oben). Bewerbungen löschen wir sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens. Nachrichten, die Geschäftsbriefe sind, etwa Angebote oder Auftragsbestätigungen, bewahren wir nach Abschnitt 12 auf.
Wer die Daten erhält: die IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, als Anbieter unseres E-Mail-Postfachs und unseres Postausgangs; über IONOS schickt unser Server auch die Anfragen aus dem Formular an uns. IONOS verarbeitet die E-Mails nach seinen Vertragsbedingungen in der Europäischen Union oder im Europäischen Wirtschaftsraum. Das gilt auch für mitgeschickte Diktatinhalte, die wir im Auftrag des Unternehmens verarbeiten, das Varell einsetzt.
6.1 E-Mails in unserem Verwaltungssystem und Rechtschreibprüfung mit KI#
Was verarbeitet wird: E-Mails an unsere Postfächer rufen wir in unser eigenes Verwaltungssystem ab und bearbeiten sie dort; auch unsere Antworten schreiben und versenden wir darüber. Das System läuft auf unserem Server bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Eine KI nutzen wir dabei nur für die Rechtschreibung: Bevor wir eine E-Mail senden, prüft ein Sprachmodell der Mistral AI SAS den Text, den wir selbst geschrieben haben, höchstens 8 000 Zeichen, auf Fehler in Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung. Das geschieht nur, wenn die Geschäftsführung die Prüfung in unserem Verwaltungssystem eingeschaltet hat.
Mistral erhält nur diesen Text. E-Mails, die bei uns eingehen, gehen nie an Mistral, auch nicht Teile davon wie Absender, Betreff oder Anhänge. Unser eigener Text kann Namen enthalten, etwa in der Anrede, sowie Telefonnummern und unsere Signatur; sie entfernen wir nicht. Vor der Übermittlung entfernt unser System automatisch IBAN, Kartennummern, Passwörter, PIN und TAN, Zugangs- und Bestätigungscodes, Tokens und Schlüssel. Anhänge übermitteln wir nie. Aus dem Postfach für Anfragen zum Datenschutz übermitteln wir nie einen Text an die KI.
Was die KI nicht tut: Sie liest keine eingegangenen E-Mails, ordnet nichts ein, fasst nichts zusammen und schreibt keine Antworten oder Entwürfe. Sie sendet keine E-Mails und löscht nichts. Jede Antwort schreibt, liest und sendet eine Person bei uns. Die Korrekturvorschläge der KI setzt sie nur auf eigenen Klick ein und sieht den Text danach noch einmal an, oder sie sendet den Text unverändert.
Wozu und auf welcher Grundlage: Für die E-Mails selbst gelten Zweck und Rechtsgrundlage aus Abschnitt 6 und, bei Verträgen, aus Abschnitt 9. Die Rechtschreibprüfung dient dazu, Fehler in unseren E-Mails zu vermeiden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, fehlerfreie E-Mails zu senden.
Wie lange: Die E-Mails bewahren wir nach den Fristen in den Abschnitten 6 und 12 auf. Den geprüften Text und die Korrekturvorschläge speichern wir nicht; übernimmt jemand einen Vorschlag, wird der Text Teil der Antwort. Aus einer früheren Erprobung der KI im Oktober 2026 gespeicherte Ergebnisse und Aufrufprotokolle löschen wir mit dem Schriftwechsel, zu dem sie gehören. Bei Mistral gilt nach dessen Bedingungen: Ist für das Konto die Null-Datenspeicherung (Zero Data Retention) eingeschaltet, werden Ein- und Ausgaben nicht über die Beantwortung der Anfrage hinaus gespeichert; sonst bewahrt Mistral sie 30 Tage auf, um Missbrauch zu erkennen.
Für die Rechtschreibprüfung von E-Mails nutzen wir bei Mistral einen bezahlten Tarif, in dem die Nutzung von Daten zum Training abgeschaltet und die Null-Datenspeicherung eingeschaltet ist. Nach Ziffer 4.2 seiner Nutzungsbedingungen verwendet Mistral Ein- und Ausgaben dann nicht, um seine Modelle zu trainieren.
Wer die Daten erhält: die Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich, als unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO; die Hetzner Online GmbH, die den Server mit unserem Verwaltungssystem in Deutschland in unserem Auftrag betreibt; die IONOS SE für Postfach und Versand (Abschnitt 6). Was Mistral nach seinen Bedingungen für eigene Zwecke tut, etwa Inhalte automatisch auf Regelverstöße prüfen, und welche Dienstleister Mistral einsetzt, steht in Abschnitt 7.3 unter „Eigene Zwecke von Mistral“ und „Dienstleister von Mistral“.
Übermittlung in Drittländer: Wir nutzen den allgemeinen Zugang von Mistral, für den Mistral keinen festen Ort der Verarbeitung zusagt. Die Verarbeitung kann daher auch außerhalb der Europäischen Union stattfinden, unter anderem in den USA. Grundlage ist Ziffer 8.1 des Vertrags zur Auftragsverarbeitung von Mistral: ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, für die USA das EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit der Empfänger danach zertifiziert ist, sonst Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Abschnitt 7.3).
Widerspruch: Sie können der Rechtschreibprüfung mit KI für E-Mails, die wir Ihnen schicken, nach Abschnitt 14 widersprechen.
6.2 Unternehmen, die wir selbst ansprechen#
Wir sprechen Unternehmen an, für die unsere Leistungen passen könnten, etwa weil ihre Website veraltet ist oder fehlt. Die Angaben dazu haben wir in der Regel nicht von Ihnen selbst. Deshalb informieren wir Sie hier nach Art. 14 DSGVO und weisen Sie spätestens beim ersten Kontakt auf diese Erklärung hin.
Woher die Daten stammen: aus öffentlich zugänglichen Quellen, vor allem Ihrer Website mit Impressum, Ihrem Unternehmensprofil bei Google und Branchenverzeichnissen; außerdem aus Empfehlungen von Kunden oder Geschäftspartnern, aus Gesprächen auf Messen und aus Telefonaten mit Ihnen.
Was verarbeitet wird: Firma und Ort, Name des Ansprechpartners, geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer, die Leistung, für die Sie in Frage kommen, unsere Schätzung des Auftragswerts, die Quelle, der Stand der Ansprache, Notizen zu unseren Gesprächen, wer bei uns zuständig ist und, wenn nichts daraus wird, der Grund. Die Angaben speichern wir in unserem Verwaltungssystem (Abschnitt 6.1).
Wozu und auf welcher Grundlage: Wir wollen Geschäftsbeziehungen zu Unternehmen anbahnen und festhalten, mit wem wir worüber gesprochen haben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, Unternehmen unsere Leistungen anzubieten (Direktwerbung, Erwägungsgrund 47 DSGVO). Wir rufen Unternehmen nur an, wenn wir annehmen dürfen, dass sie mit dem Anruf einverstanden sind (§ 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG). Werbung per E-Mail schicken wir Ihnen nur, wenn Sie darum gebeten oder eingewilligt haben (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG).
Wie lange: Kommt kein Auftrag zustande, löschen wir Ihre Angaben drei Monate nach dem letzten Kontakt; haben Sie uns gebeten, uns später wieder zu melden, drei Monate nach diesem Zeitpunkt. Wird aus dem Kontakt ein Auftrag, gelten die Abschnitte 9 und 12.
Wer die Daten erhält: die Hetzner Online GmbH, auf deren Server in Deutschland unser Verwaltungssystem läuft, und die IONOS SE, wenn wir Ihnen schreiben (Abschnitt 6). Schreiben Sie uns, gilt für Ihre E-Mails Abschnitt 6.1. Eine Übermittlung in Drittländer findet nur im Rahmen von Abschnitt 6.1 statt.
Widerspruch: Sie können der Ansprache jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen, am Telefon, an kontakt@drillix.de oder auf jedem anderen Weg (Art. 21 Abs. 2 und 3 DSGVO). Dann sprechen wir Sie nicht mehr an und löschen Ihre Angaben. Nur Ihre Firma und den Vermerk, dass Sie keine Ansprache wünschen, bewahren wir auf, solange wir Unternehmen selbst ansprechen, damit wir Sie nicht erneut ansprechen. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, Ihren Widerspruch dauerhaft zu beachten.
7. Diktierdienst Varell#
Varell in Kürze — für Nutzer
- Verantwortlich für Ihre Diktate und Ihren Zugang ist das Unternehmen, das Ihnen den Zugang gegeben hat. Wir arbeiten in dessen Auftrag (7.1).
- Weg der Aufnahme: Programm → unser Server in Deutschland → Mistral AI mit Sitz in Paris; Dienstleister von Mistral arbeiten auch in den USA (7.2, 7.3).
- Beim Dienst gespeichert werden Ihr Zugang und Ihr Verbrauch je Diktat mit Uhrzeit, nicht Aufnahmen und Texte, außer in seltenen Fehlerfällen im Protokoll (7.2, 7.4).
- Ihr Unternehmen: Administratoren sehen Monatssummen. Einzeldaten mit Uhrzeit geben wir nur auf Anforderung der Geschäftsführung oder einer dafür benannten Person heraus (7.4).
- Auf Ihrem Gerät liegen Einstellungen und ein Verbrauchsprotokoll mit Uhrzeiten, bei Bedarf auch nicht gesendete Aufnahmen, die das Programm nach Ablauf von 72 Stunden löscht; wer Ihr Gerät verwaltet, kann sie lesen (7.5).
- Tastatur: Das Programm hört die Tastatur mit, um die Diktiertaste zu erkennen; Tastendrücke speichert es nicht (7.5).
- Wir selbst prüfen einen Zugang nur bei einem konkreten Missbrauchsverdacht (7.6).
- Fragen und Anträge zu Diktaten richten Sie an Ihr Unternehmen. Bei uns widersprechen können Sie den Verarbeitungen, die wir selbst verantworten, etwa aus 7.6 und 7.8 (7.7, 14).
7.1 Wer für Ihre Diktate verantwortlich ist#
Varell wird von Unternehmen für ihre Beschäftigten und sonstige Nutzer eingesetzt. Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Diktate und Ihres Nutzerzugangs ist das Unternehmen, das Ihnen den Zugang gegeben hat — in der Regel Ihr Arbeitgeber oder Auftraggeber. Wir verarbeiten diese Daten in dessen Auftrag und nach dessen Weisungen, auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Nutzen Sie Varell für Ihr eigenes Unternehmen, etwa als Einzelunternehmer, sind Sie selbst Verantwortlicher.
Zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage Varell in Ihrem Unternehmen eingesetzt wird und an wen Sie sich wenden können, erfahren Sie von diesem Unternehmen. Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie der Dienst technisch arbeitet und wer was sieht.
7.2 Was bei einem Diktat geschieht#
- Das Programm nimmt nur auf, während Sie die Diktiertaste gedrückt halten oder — wenn Sie in den Einstellungen „Umschalten“ gewählt haben — zwischen zwei Drücken der Diktiertaste. Während der Aufnahme zeigt das Programm eine schwebende Anzeige mit Lautstärkepegel.
- Es sendet die Aufnahme an unseren Dienst auf einem Server der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Mit der Aufnahme gehen Ihr Zugangsschlüssel, die eingestellte Sprache, Ihre selbst formulierte Stilvorgabe, falls Sie eine eingetragen haben, Ihre Fachwörter, die Angabe, ob der Text geglättet werden soll, und ein aus der Aufnahme berechneter Prüfwert gegen doppelte Abrechnung. Die Verbindung ist verschlüsselt (HTTPS).
- Der Dienst hält die Aufnahme im Arbeitsspeicher und übermittelt sie mit den Fachwörtern an die Mistral AI SAS zur Spracherkennung. Soll der Text geglättet werden, übermittelt er den erkannten Text mit unserer festen Arbeitsanweisung und Ihrer Stilvorgabe an Mistral, etwa um Füllwörter zu entfernen und Zeichensetzung zu ergänzen.
- Der Dienst gibt den Text an das Programm zurück, das ihn in das aktive Eingabefeld einfügt, soweit Betriebssystem und Programm das zulassen.
An Mistral übermitteln wir keine Angaben aus Ihrem Nutzerzugang, also weder Namen noch E-Mail-Adressen, Zugangsschlüssel oder IP-Adressen der Nutzer. Was Sie diktieren oder als Fachwort hinterlegen, erhält Mistral dagegen vollständig.
Was der Dienst nicht tut: Er speichert Aufnahmen und Texte nicht in seiner Datenbank und führt keinen Verlauf. In seltenen Fehlerfällen kann ein erkannter Text in das Protokoll des Dienstes gelangen; dort wird er nach 7 Tagen gelöscht. Er erkennt keine Sprecher, legt keine Stimmprofile an und leitet aus Aufnahmen oder Texten keine Stimmungen, Emotionen, Leistungs- oder Verhaltensmerkmale ab. Wir verwenden Diktate nicht, um KI-Modelle zu trainieren oder zu verbessern; zu den Einstellungen bei Mistral siehe Abschnitt 7.3.
7.3 Mistral AI und deren Dienstleister#
Spracherkennung und Glättung übernimmt die Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich, als unser Unterauftragsverarbeiter.
Für unser Konto bei Mistral sind die Null-Datenspeicherung (Zero Data Retention) eingeschaltet und die Nutzung von Daten zum Training abgeschaltet; geprüft am 22.09.2026. Nach der Beschreibung von Mistral werden Ein- und Ausgaben dann nicht über die Beantwortung der Anfrage hinaus gespeichert. Den Zwischenspeicher für wiederkehrende Anfangsteile von Anfragen (Prompt-Caching), den Mistral anbietet, fordern wir nicht an. Diese Einstellungen bietet Mistral an und kann sie ändern. Ändern sie sich, informieren wir die Unternehmen, die Varell einsetzen.
Eigene Zwecke von Mistral: Nach seinen Bedingungen nutzt Mistral Daten in zwei Fällen für eigene Zwecke und ist dafür selbst verantwortlich:
- Mistral prüft Inhalte automatisch darauf, ob sie gegen seine Regeln verstoßen, auch bei Null-Datenspeicherung.
- Mistral erstellt zusammengefasste Nutzungsstatistiken; dafür verwendet es nach seinen Bedingungen keine Diktatinhalte.
Außerdem erlauben die Bedingungen von Mistral, Daten und Ergebnisse zu nutzen, um die eigenen Produkte bereitzustellen, zu warten und zu verbessern, einschließlich Fehlersuche, nicht aber zum Training. Wie weit das bei Null-Datenspeicherung über die einzelne Anfrage hinausgeht, legen die Bedingungen nicht fest. Näheres erläutert Mistral unter https://legal.mistral.ai/terms/privacy-policy.
Dienstleister von Mistral: Mistral setzt eigene Dienstleister ein, darunter Anbieter von Rechenzentren und Sicherheitsdiensten. Der Datenverkehr zu Mistral läuft über das Netz der Cloudflare, Inc. (USA). Einen festen Ort der Verarbeitung sagt Mistral nicht zu; sie kann auch außerhalb der Europäischen Union stattfinden, unter anderem in den USA. Grundlage dieser Übermittlungen ist nach Ziffer 8.1 des Vertrags zur Auftragsverarbeitung von Mistral ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, für die USA das EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit der Empfänger danach zertifiziert ist, sonst geeignete Garantien nach der DSGVO, etwa Standardvertragsklauseln. Nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert waren bei unserer Prüfung am 21.09.2026 die Cloudflare, Inc., die Functional Software, Inc. (Sentry), die CrowdStrike, Inc., die Google LLC und die Microsoft Corporation; welche Gesellschaft des Microsoft-Konzerns Mistral einsetzt, gibt Mistral nicht an. Die aktuelle Liste der zertifizierten Unternehmen führt das US-Handelsministerium unter https://www.dataprivacyframework.gov/list, die aktuelle Liste der Dienstleister veröffentlicht Mistral unter https://trust.mistral.ai/subprocessors.
7.4 Welche Daten beim Dienst entstehen und wie lange sie bleiben#
Die Speicherdauern in dieser Tabelle hat Ihr Unternehmen mit uns im Vertrag zur Auftragsverarbeitung vereinbart. Kopien, die wir vor dem Erneuern von Programmen anlegen, und Sicherungen unseres Servers löschen wir nach 7 Tagen; die Daten des Dienstes sind nur in den täglichen Sicherungen enthalten, nicht in den wöchentlichen (Abschnitt 12).
| Daten | Inhalt | Speicherdauer |
|---|---|---|
| Nutzerzugang (Nutzerdaten) | Zugangsschlüssel, Name, Firma, E-Mail-Adresse, Rolle, Stundenkontingent, Sperrvermerk, Einstellungen zur Mehrnutzung, Laufzeit, Anlagedatum | solange der Zugang besteht; nach Entfernung oder Ablauf 30 Tage; bei einer Sperre bis zu deren Aufhebung oder bis zur Klärung nach Abschnitt 7.6; nach Vertragsende siehe letzte Zeile |
| Verbrauch je Diktat | Ihrem Zugang zugeordnet: Zeitpunkt, Kalendermonat, Dauer der Aufnahme, Umfang des verarbeiteten Textes, nach dem Mistral abrechnet, ein aus der Aufnahme berechneter Prüfwert gegen doppelte Abrechnung; während ein Diktat läuft, ein vorläufiger Eintrag, der bei Abbruch gelöscht wird | bis drei Monate nach der Rechnung für den Monat; danach nur die Monatssumme je Lizenz; Prüfwert 7 Tage |
| Monatssumme je Lizenz | Kalendermonat, angerechnete Zeit je Lizenz | solange der Vertrag besteht; danach siehe letzte Zeile |
| Protokoll des Webservers | IP-Adresse, Zeitpunkt, Anfragezeile, Statuscode, Datenmenge, Herkunftsseite und Programm- bzw. Browserkennung (bei Diktaten in der Regel leer) | 7 Tage |
| Protokoll des Dienstes | Zeitpunkt, Anfrage, Statuscode, Dauer der Aufnahme, Bearbeitungszeiten, Fehlerarten; ohne IP-Adresse und ohne Zugangsschlüssel | 7 Tage |
| Aufnahmen und Texte | — | nur für die Dauer der Verarbeitung im Arbeitsspeicher; Ausnahme siehe 7.2 |
| Nach Ende des Vertrags Ihres Unternehmens | alle Daten dieser Tabelle außer den Protokollen | Abruf durch Ihr Unternehmen 30 Kalendertage lang, nach einer verlangten Übertragung erst nach dem Übergangszeitraum; danach Löschung innerhalb von sieben Kalendertagen, bei reinem Löschverlangen ab Vertragsende, frühestens ab Eingang des Verlangens. Aufbewahrt bleiben die Monatssummen je Lizenz und die übrigen Grundlagen unserer Rechnungen, soweit sie Buchungsbelege sind (Abschnitt 12), und der Verbrauch je Diktat, soweit wir ihn für die Schlussrechnung oder einen konkreten Streit über Entgelte brauchen: bis drei Monate nach der Schlussrechnung oder bis zum Abschluss des Streits. |
Wer was sieht:
- Sie: Ihre Zugangsdaten, Ihr restliches Kontingent und die Dateien auf Ihrem Gerät (Abschnitt 7.5).
- Administratoren Ihres Unternehmens: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Kontingent, Sperrvermerk, Mehrnutzung und Laufzeit der Zugänge und den Verbrauch als Monatssumme je Lizenz, auf Anfrage bei uns. Zur Prüfung einer Rechnung können sie die Zahl der Diktate und die angerechnete Dauer je Lizenz und Kalendertag anfordern, ohne Uhrzeiten.
- Einzeldaten mit Uhrzeit (Verbrauch je Diktat) geben wir Ihrem Unternehmen nur heraus, wenn eine zur gesetzlichen Vertretung berechtigte Person, etwa die Geschäftsführung, oder eine dafür im Vertrag zur Auftragsverarbeitung ausdrücklich benannte Person sie in Textform und mit Angabe des Anlasses anfordert. Jede Herausgabe halten wir fest (wer, wann, Anlass). Sonst erhält Ihr Unternehmen den Verbrauch je Diktat auch nach Vertragsende nur als Tageswerte ohne Uhrzeit.
- Wer Ihr Gerät verwaltet, etwa die IT Ihres Unternehmens, kann die Dateien auf Ihrem Gerät lesen, auch das Verbrauchsprotokoll mit der Uhrzeit jedes Diktats (Abschnitt 7.5).
- Wir sehen die Daten dieser Tabelle nur, soweit der Vertrag das vorsieht: für Betrieb, Sicherheit und Fehlerbehebung des Dienstes, für die Abrechnung auf Grundlage der Monatssummen und für die Prüfung eines Missbrauchsverdachts (Abschnitt 7.6). Die Inhalte Ihrer Diktate sehen wir uns nicht an. Ausnahmen: eine Fehlersuche, um die Ihr Unternehmen uns im Einzelfall in Textform bittet, und Inhalte, die Sie uns selbst mit einer Support-Anfrage schicken (Abschnitt 6).
7.5 Was das Programm auf Ihrem Gerät speichert#
Das Programm legt auf Ihrem Gerät die folgenden Dateien an. Wir haben darauf keinen Zugriff. Wer Ihr Gerät verwaltet, etwa die IT Ihres Unternehmens, kann sie lesen.
| Was | Wozu | Wo | Wie lange |
|---|---|---|---|
| Einstellungen: Adresse des Dienstes, Zugangsschlüssel, Fachwörter, eigene Stilvorgabe, Sprache, Diktiertaste, Aufnahmemodus, Einstellungen zu Glättung, Zwischenablage und Tönen, Ihr Stundenkontingent zur Anzeige und die gemessene Empfindlichkeit des Mikrofons | Programm betreiben | Mac: ~/Library/Application Support/Milvo; Windows: %APPDATA%\Milvo |
bis Sie das Programm samt diesem Ordner entfernen |
| Verbrauchsprotokoll je Diktat: Uhrzeit, Dauer, Umfang des verarbeiteten Textes, Kosten und Zahl der Wörter sowie genauere Angaben zur Dauer und Warte- und Bearbeitungszeiten; nie der Text | Ihren Verbrauch nachvollziehen | im selben Ordner | ohne zeitliche Grenze, bis Sie oder Ihr Unternehmen die Datei löschen oder das Programm samt Ordner entfernen |
Fehlerprotokoll milvo.log mit Programmmeldungen; auf dem Mac zusätzlich je eingefügtem Text eine Zeile mit dem Stand der Freigaben und der Kennung des Programms im Vordergrund; kein diktierter Text |
Störungen erkennen und beheben | im selben Ordner | wird ab 1 MB neu begonnen; die vorige Datei bleibt als milvo.log.alt liegen, bis sie beim nächsten Neubeginn ersetzt wird |
| Aufnahmen, die nicht gesendet werden konnten, etwa ohne Internetverbindung | Diktate nachreichen | Mac: Unterordner unerledigt im selben Ordner, von der Sicherung mit Time Machine ausgenommen; Windows: %LOCALAPPDATA%\Milvo\unerledigt |
höchstens zehn Aufnahmen, bis sie nachgereicht sind oder Sie den Ordner leeren; Aufnahmen, die älter als 72 Stunden sind, löscht das Programm beim nächsten Start, beim Nachreichen oder wenn es eine weitere Aufnahme ablegt |
Der Zugangsschlüssel liegt in der Einstellungsdatei und nicht im Schlüsselbund bzw. in der Anmeldeinformationsverwaltung des Betriebssystems; unter Windows ist er mit dem Schutz Ihres Benutzerkontos verschlüsselt, auf dem Mac nur für Ihr Benutzerkonto lesbar. Schützen Sie Ihr Benutzerkonto deshalb mit einem Passwort.
Zwischenablage: In der Grundeinstellung belässt das Programm den zuletzt eingefügten Text in der Zwischenablage, damit Sie ihn erneut einfügen können. Das Betriebssystem kann ihn nach seinen Einstellungen speichern oder mit anderen Geräten abgleichen, etwa über den Zwischenablageverlauf unter Windows oder die universelle Zwischenablage auf dem Mac.
Das Programm sendet keine Nutzungsstatistiken und keine Absturzberichte und sucht nicht selbständig nach Updates. Es bildet keine Kennung Ihres Geräts.
Nur im Arbeitsspeicher: Damit ein Diktat nicht in einem Fenster landet, in das Sie inzwischen gewechselt sind, merkt sich das Programm beim Loslassen der Diktiertaste, welches Programm und Fenster vorn war, einschließlich des Fenstertitels. Den Titel hält es nur im Arbeitsspeicher und schreibt ihn in keine Datei. Um Fachwörter vorzuschlagen, prüft das Programm die Wörter Ihrer erkannten Texte mit der Rechtschreibprüfung Ihres Betriebssystems auf dem Gerät und zählt im Arbeitsspeicher, wie oft ein unbekanntes Wort vorkommt. Die Zählung wird nicht gespeichert und beginnt nach jedem Neustart neu; ins Wörterbuch kommt ein Wort nur, wenn Sie den Vorschlag annehmen.
Berechtigungen und Tastatur: Das Programm braucht Zugriff auf das Mikrofon, um aufzunehmen. Auf dem Mac braucht es außerdem die Freigaben „Eingabeüberwachung“, um die Diktiertaste zu erkennen, und „Bedienungshilfen“, um den Text in das aktive Fenster einzufügen. Um die Diktiertaste zu erkennen, richtet das Programm auf Mac und Windows einen systemweiten Tastatur-Mithörer ein. Er kann technisch jeden Tastendruck mitbekommen, auch in anderen Programmen. Das Programm prüft nur, ob die eingestellte Diktiertaste gedrückt wird und ob bei gedrückter Diktiertaste eine weitere Taste dazukommt (dann ist es eine Tastenkombination und keine Aufnahme), während einer Aufnahme auch Escape (Abbrechen) und die Leertaste (Anhalten), und beim Festlegen der Diktiertaste die gewählte Taste. Welche weitere Taste es war, wertet es nicht aus. Alle anderen Tastendrücke verwirft es sofort; es speichert und sendet sie nicht.
7.6 Was wir bei Varell selbst verantworten#
Abrechnung: Die Monatssumme des Verbrauchs je Lizenz verwenden wir als Grundlage unserer Rechnung an das Unternehmen, das Varell einsetzt. Sie stammt aus dem Verbrauch, den wir im Auftrag dieses Unternehmens führen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die korrekte Abrechnung des Vertrags mit Ihrem Unternehmen. Sind Sie selbst unser Vertragspartner, ist es Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Monatssummen bewahren wir auf, solange der Vertrag besteht, danach nach Abschnitt 12. Nach Ende des Vertrags bewahren wir außerdem den Verbrauch je Diktat auf, soweit wir ihn für die Schlussrechnung oder einen konkreten Streit über Entgelte brauchen, mit derselben Rechtsgrundlage und Frist nach Abschnitt 7.4 (letzte Zeile).
Missbrauch: Wir prüfen einen Zugang nur bei einem konkreten Anlass: einer Meldung, etwa von Ihrem Unternehmen, einem Nutzer, einem Dritten oder einem Dienstleister, oder einer automatischen Grenze des Dienstes, die bei diesem Zugang angeschlagen hat. Ein Anlass ist zum Beispiel, dass mehrere Personen einen Zugang teilen oder die vereinbarten Nutzungsregeln verletzt werden. Wir sehen uns dann die Angaben zum Zugang (Name, E-Mail-Adresse, Sperrvermerk), den Verbrauch je Diktat (Zeitpunkte und Dauer) und die Meldung an. Inhalte von Diktaten sehen wir uns dabei nicht an. Wir überwachen nicht laufend alle Zugänge.
Zweck ist, über eine Sperre oder eine Nachberechnung nach den Vertragsbedingungen zu entscheiden. Die Angaben stammen aus dem Betrieb des Dienstes, den wir im Auftrag Ihres Unternehmens führen, und aus der Meldung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, den Dienst vor Missbrauch zu schützen und unseren Vertrag durchzusetzen. Über Anlass und betroffenen Zugang informieren wir das Unternehmen, das Varell einsetzt. Bestätigt sich der Verdacht nicht, löschen wir die Prüfunterlagen 30 Tage nach Abschluss der Prüfung; sonst bewahren wir sie auf, bis der Fall abgeschlossen ist, bei Streit bis zum Ende der Verjährung.
Über eine Sperre oder Nachberechnung wegen eines Missbrauchsverdachts entscheidet immer einer unserer Gesellschafter, nachdem er die Angaben geprüft hat; eine automatische Grenze allein führt nie dazu (Abschnitt 15).
Nachweis unserer Pflichten: Weisungen Ihres Unternehmens, jede Herausgabe von Einzeldaten mit Uhrzeit, Sicherheitsvorfälle und Löschungen dokumentieren wir, um nachweisen zu können, dass wir den Vertrag zur Auftragsverarbeitung einhalten. Nutzer bezeichnen wir darin nur mit einer internen Kennung; Personen, die eine Weisung erteilt oder Daten angefordert haben, mit Namen. Inhalte von Diktaten enthält die Dokumentation nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, die Einhaltung des Vertrags gegenüber Kunden und Behörden belegen zu können. Wir löschen sie drei Kalenderjahre nach Ende des Vertrags.
7.7 Ihre Rechte bei Varell#
Wenden Sie sich mit Fragen und Anträgen zu Ihren Diktaten und Ihrem Zugang an das Unternehmen, das Ihnen den Zugang gegeben hat. Schreiben Sie uns, leiten wir Ihr Anliegen innerhalb von drei Werktagen dorthin weiter und unterstützen das Unternehmen bei der Antwort. Nutzen Sie Varell für Ihr eigenes Unternehmen, bearbeiten wir Ihr Anliegen nach Ihrer Weisung. Werden Sie in einem Diktat nur erwähnt, wenden Sie sich an das Unternehmen, für das diktiert wurde. Zu den Verarbeitungen, die wir selbst verantworten (Abschnitte 7.6, 7.8 und 7.9), können Sie sich direkt an uns wenden.
7.8 Kostenloser Test#
Anmeldung und Durchführung: Für den Test verarbeiten wir Ihre Firma, Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse im Unternehmen sowie Ihre Erklärungen bei der Anmeldung. Wir brauchen sie, um den Test einzurichten, Ihnen den Zugangsschlüssel zu senden und den Test durchzuführen. Den Zugangsschlüssel senden wir per E-Mail über den Postausgang der IONOS SE (Abschnitt 6). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; testen Sie für ein Unternehmen, dem Sie nicht selbst gehören, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist dann die Durchführung des Tests mit Ihrem Unternehmen. Ohne diese Angaben können wir keinen Test einrichten.
Diktate im Test: Diktate im Test verarbeiten wir im Auftrag Ihres Unternehmens nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung, wie in den Abschnitten 7.1 bis 7.5 beschrieben. Nach dem Ende des Tests kann Ihr Unternehmen Testzugang und Verbrauch noch 30 Tage abrufen; danach löschen wir sie spätestens innerhalb von sieben Tagen. Bucht Ihr Unternehmen vorher einen Tarif und übernimmt den Zugang, gilt Abschnitt 7.4; den Verbrauch aus dem Test löschen wir 30 Tage nach der Freischaltung der Lizenz.
Ein Test je Unternehmen: Damit jedes Unternehmen nur einmal testet, gleichen wir neue Anmeldungen mit früheren Tests und Bestellungen ab. Dabei verwenden wir die E-Mail-Adresse ohne Zusätze nach einem Pluszeichen und ihre Domain. Adressen freier E-Mail-Anbieter nehmen wir nicht an. Besteht für die Domain schon ein Test oder eine Bestellung, schicken wir keinen Zugangsschlüssel (Abschnitt 15). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, den kostenlosen Test nicht mehrfach an dasselbe Unternehmen zu vergeben. Zum selben Zweck und als Nachweis Ihrer Erklärungen bei der Anmeldung bewahren wir Ihre Angaben bis 12 Monate nach Ende des Tests auf und löschen sie dann. Konnten wir Ihnen den Zugangsschlüssel nicht zustellen, löschen wir Ihre Anmeldung nach 30 Tagen. Sie können dieser Verarbeitung nach Abschnitt 14 widersprechen.
Werbung: Informationen zu Varell und zu ähnlichen Leistungen schicken wir Ihnen nur mit Ihrer Einwilligung (Abschnitt 7.9).
7.9 Informationen per E-Mail (nur mit Einwilligung)#
Bei der Anmeldung zum Test und bei der Bestellung können Sie mit einem freiwilligen Häkchen einwilligen, Informationen zu Varell und zu ähnlichen Leistungen von Drillix per E-Mail zu erhalten, etwa zu neuen Funktionen oder weiteren Lizenzen. Die Einwilligung gilt für die bei der Anmeldung angegebene Adresse, bei einer Bestellung für die Adresse des Administrators. Ihr Test und Ihre Bestellung hängen nicht davon ab.
Solche E-Mails verschicken wir derzeit nicht. Bevor wir damit beginnen, bitten wir jeden Empfänger per E-Mail, seine Einwilligung über einen Link zu bestätigen (Double-Opt-in); ohne diese Bestätigung schicken wir ihm keine Werbung. Die E-Mail mit dem Link enthält nur diese Bitte, keine Werbung; der Link gilt 72 Stunden. Bestätigt der Empfänger nicht, löschen wir die offene Bestätigung nach 30 Tagen. Rechtsgrundlage der Zusendung ist dann die Einwilligung des Empfängers (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); sie ist zugleich die Einwilligung, die § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG für Werbung per E-Mail verlangt. Werbung an Kunden ohne Einwilligung, wie sie § 7 Abs. 3 UWG unter Bedingungen zulässt, schicken wir nicht. Jede dieser E-Mails enthält einen Link zum Abmelden. Die E-Mails verschicken wir über den Postausgang der IONOS SE (Abschnitt 6).
Nachweis: Mit Ihrer Anmeldung zum Test oder Ihrer Bestellung speichern wir, ob das Häkchen gesetzt war, mit dem Zeitpunkt der Anmeldung bzw. Bestellung und der Test- oder Bestellnummer. Diese Angaben löschen wir mit den übrigen Angaben zum Test (Abschnitt 7.8) bzw. zur Bestellung (Abschnitt 9). Bestätigen Sie Ihre Einwilligung, speichern wir außerdem Zeitpunkt und IP-Adresse der Bestätigung und die Fassung des Einwilligungstextes, nach einem Widerruf auch dessen Zeitpunkt und Weg. Die IP-Adresse kürzen wir nach 30 Tagen, bei IPv4 auf die ersten drei von vier Blöcken. Diesen Nachweis bewahren wir bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach der letzten E-Mail an Sie oder nach Ihrem Widerruf auf. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO.
Öffnungen und Klicks (nur mit gesonderter Einwilligung): Haben Sie zusätzlich eingewilligt, dass wir zählen, ob Sie unsere E-Mails öffnen und welche Links Sie anklicken, enthält jede dieser E-Mails ein unsichtbares Bild und Links über drillix.de mit Ihrer Empfängerkennung. Unser Server bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland zählt damit Öffnungen und Klicks je E-Mail und Link; in unserem Verwaltungssystem sehen wir nur die Summen. So erkennen wir, welche Inhalte Leser interessieren, und verbessern unsere E-Mails. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung: § 25 Abs. 1 TDDDG für das Auslesen beim Öffnen, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für die Zählung. Die Zählung löschen wir nach 14 Monaten. Über den Link zum Abschalten der Statistik in jeder E-Mail widerrufen Sie diese Einwilligung jederzeit; wir zählen dann nicht mehr und löschen die Zählung zu Ihrer Kennung. Ohne diese Einwilligung enthalten unsere E-Mails kein solches Bild, und die Links führen direkt zum Ziel, auf drillix.de mit Kampagnenangaben (Abschnitt 4.2).
Widerruf: Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über den Link zum Abmelden in jeder E-Mail, per Nachricht an kontakt@drillix.de oder als Antwort auf eine unserer E-Mails; die Rechtmäßigkeit der Zusendungen bis zum Widerruf bleibt unberührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Nach dem Widerruf verwenden wir die Adresse nicht mehr für Werbung. Ihre Nachricht mit dem Widerruf bewahren wir bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach ihrem Eingang auf, um belegen zu können, dass wir ihn beachten. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, uns gegen Ansprüche wegen unerwünschter Werbung verteidigen zu können.
Sperrliste: Nach einer Abmeldung, einem Widerruf oder einem Widerspruch nehmen wir eine Prüfsumme Ihrer Adresse, nicht die Adresse selbst, in unsere Sperrliste auf. So erhalten Sie keine Werbung mehr, auch wenn wir Ihre übrigen Angaben schon gelöscht haben. Die Sperrliste bewahren wir auf, solange wir per E-Mail werben, und prüfen alle drei Jahre, ob ein Eintrag noch nötig ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, Ihren Widerruf oder Widerspruch dauerhaft zu beachten.
8. Kundenportal#
Ein Kundenportal bieten wir derzeit nicht an; Verträge verwalten wir per E-Mail (Abschnitt 9).
9. Verträge, Rechnungen und Zahlung#
Was verarbeitet wird: Firma und Anschrift des Kunden, Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer der Ansprechpartner, Rechnungsanschrift und Rechnungs-E-Mail, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuer- bzw. Handelsregisternummer, Vertragsinhalte, Rechnungen, Zahlungseingänge. Haben wir Ihre Kontaktdaten von Ihrem Unternehmen erhalten, etwa als Rechnungsempfänger, stammen sie aus dem Vertrag mit Ihrem Unternehmen.
Bestellung von Varell auf drillix.de: Bestellen Sie Varell über das Bestellformular, verarbeiten wir die gewählten Tarife und Lizenzen, Firma und Rechnungsanschrift, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder ersatzweise die Steuer- oder Handelsregisternummer als Nachweis, dass Sie als Unternehmen bestellen, Name und E-Mail-Adresse des Administrators, einen verwendeten Angebots- oder Aktionscode, gegebenenfalls die Nummer Ihres Tests und Ihre Erklärungen bei der Bestellung: Bestellung als Unternehmen, Zustimmung zu den AGB Varell und zum Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit deren Fassung und Zeitpunkt, gegebenenfalls die Einwilligung nach Abschnitt 7.9. Diese Angaben speichern wir mit Bestellnummer, Zahlungsstand und den Kennungen des Vorgangs bei Stripe in unserem Bestellbuch auf unserem Server bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Sobald Sie auf „Bestellen“ klicken, noch vor der Zahlung, legen wir Ihr Unternehmen bei Stripe als Kunden an und leiten Sie auf die Bezahlseite von Stripe weiter (siehe unten). Nach der Zahlung legt unser Dienst je Lizenz einen Zugang an; den ersten erhält der Administrator. Die Bestellbestätigung mit den AGB Varell und dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung als PDF und in einer zweiten E-Mail die Zugangsschlüssel schicken wir an die E-Mail-Adresse des Administrators. Ob Ihr Unternehmen zu den ersten zehn Kunden nach den AGB Varell gehört, prüfen wir anhand der Domain dieser E-Mail-Adresse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst unser Vertragspartner sind, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit dem berechtigten Interesse, den Vertrag mit Ihrem Unternehmen zu schließen und durchzuführen. Schließen Sie die Bestellung nicht mit der Zahlung ab, löschen wir sie in unserem Bestellbuch und den Kunden bei Stripe 30 Tage nach ihrer Anlage. Was Stripe als eigener Verantwortlicher aufbewahrt, richtet sich nach den Bedingungen von Stripe.
Angebote mit Bestelllink: Schicken wir Ihnen ein Angebot mit einem Link zur Bestellung, speichern wir dazu Firma, gegebenenfalls Ihre E-Mail-Adresse, die angebotenen Lizenzen und die Gültigkeit des Links. Wird daraus keine Bestellung, löschen wir diese Angaben wie eine Anfrage (Abschnitt 6).
Administratoren und benannte Personen bei Varell: Für den Vertrag über Varell nennt uns Ihr Unternehmen Administratoren, Personen, die Weisungen zum Datenschutz erteilen dürfen, und Empfänger von Meldungen, jeweils mit Name, Funktion, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Telefonnummer. Weitere Administratoren kann ein Administrator benennen. Diese Angaben stammen von Ihrem Unternehmen oder von dem Administrator, der Sie benannt hat. Hat Ihr Unternehmen keine Empfänger von Meldungen benannt, schicken wir Meldungen an die Ansprechpartner aus dem Vertrag und an die Rechnungs-E-Mail.
Nachweis von Erklärungen: Buchungen, Kündigungen und Benennungen halten wir mit Zeitpunkt und, soweit sie uns bekannt ist, handelnder Person fest, um nachweisen zu können, wer was erklärt hat; bei einer Bestellung über drillix.de mit dem dort angegebenen Administrator. Weisungen zum Datenschutz dokumentieren wir nach Abschnitt 7.6.
Wozu und auf welcher Grundlage:
- Vertragsdurchführung, Rechnungsstellung, Verwaltung der Administratoren und benannten Personen, Nachweis von Erklärungen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst unser Vertragspartner sind; sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit dem berechtigten Interesse, den Vertrag mit Ihrem Unternehmen durchzuführen, Vollmachten zu prüfen und nachweisen zu können, wer welche Erklärung abgegeben hat.
- Aufbewahrung nach Steuerrecht: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Abschnitt 12).
- Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Ansprüchen aus dem Vertrag: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, Forderungen einzuziehen und uns gegen Ansprüche zu verteidigen. Dafür können Daten an Rechtsanwälte, Inkassodienstleister und Gerichte gehen.
Wie lange: Kontakt- und Vertragsdaten und Nachweise über Erklärungen bis zum Ende des Vertrags und danach bis zum Ende der Verjährung von Ansprüchen aus dem Vertrag (regelmäßig drei Jahre ab Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist). Unterlagen mit Aufbewahrungspflicht nach Abschnitt 12. Bestellungen, die nicht mit der Zahlung abgeschlossen werden, löschen wir 30 Tage nach ihrer Anlage (siehe oben). Scheidet ein Ansprechpartner oder Administrator aus, löschen wir seine Kontaktdaten, sobald Ihr Unternehmen uns das mitteilt, soweit sie nicht in aufbewahrungspflichtigen Unterlagen oder Nachweisen stehen.
Wer die Daten erhält: Stripe für die Zahlungsabwicklung (siehe unten), die IONOS SE als Anbieter unseres E-Mail-Postfachs und für den Versand von Bestellbestätigungen und Zugangsschlüsseln (Abschnitt 6) und Finanzbehörden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
Zahlung über Stripe: Zahlungen per Karte oder SEPA-Lastschrift wickeln wir über die Stripe Payments Europe, Limited, Dublin, Irland, ab. Dafür erhält Stripe von uns vor der Zahlung die Angaben zu Ihrem Unternehmen aus Ihrer Bestellung: Firma, Rechnungsanschrift, Name und E-Mail-Adresse des Administrators, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder ersatzweise die Steuer- oder Handelsregisternummer, die Bestellnummer, die gewählten Tarife und Lizenzen, einen verwendeten Code und die Fassungen der AGB Varell und des Vertrags zur Auftragsverarbeitung, denen Sie zugestimmt haben. Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer prüft Stripe im Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem der Europäischen Kommission (VIES). Zum Bezahlen leiten wir Sie auf die Bezahlseite von Stripe (checkout.stripe.com) weiter. Dort geben Sie die Rechnungsanschrift und je nach Zahlart Kartendaten oder IBAN und Kontoinhaber direkt bei Stripe ein; bei Lastschrift kommt die Mandatsreferenz hinzu. Diese Seite betreibt Stripe; dort setzt Stripe eigene Cookies und erfasst Angaben zu Ihrem Gerät und zur Nutzung der Seite, um Betrug zu erkennen. Auf drillix.de selbst laden wir keine Skripte von Stripe. Von Stripe speichern wir nur Angaben zum Zahlungsvorgang: den Zahlungsstand, die Kennungen von Kunde, Bezahlvorgang und Abonnement, das Land der Rechnungsanschrift und das Ergebnis der Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Vollständige Karten- oder Kontonummern erhalten wir nicht.
Stripe verarbeitet die Daten für die Zahlungsabwicklung in unserem Auftrag. Für eigene Zwecke ist Stripe selbst verantwortlich, nach Angaben von Stripe für den Europäischen Wirtschaftsraum die Stripe Technology Company, Limited, Dublin, bei regulierten Zahlungsdiensten gemeinsam mit der Stripe Payments Europe, Limited und der Stripe Technology Europe, Limited. Eigene Zwecke sind vor allem, Betrug und Verluste zu erkennen und zu verhindern, gesetzliche Pflichten etwa zur Geldwäscheprüfung zu erfüllen, Banken und Zahlungsanbieter auszuwählen und die eigenen Dienste zu verbessern, auch indem Stripe damit seine Modelle zur Betrugserkennung trainiert. Dabei kann Stripe Zahlungen automatisiert ablehnen (Abschnitt 15). Rechtsgrundlage der Weitergabe ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO wie oben; soweit Stripe eigene Zwecke verfolgt, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit unserem berechtigten Interesse an einer sicheren Zahlungsabwicklung. Stripe übermittelt Daten auch an die Stripe, LLC in den USA; Grundlage ist nach Angaben von Stripe vorrangig das EU-U.S. Data Privacy Framework, nach dem die Stripe, LLC zertifiziert ist, sonst Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (https://stripe.com/de/legal/dta). Einzelheiten und Ihre Rechte gegenüber Stripe: https://stripe.com/de/privacy; Cookies von Stripe: https://stripe.com/de/legal/cookies-policy. Angaben zu Nutzern und zu einzelnen Diktaten geben wir nicht an Stripe weiter; vom Administrator erhält Stripe nur Name und E-Mail-Adresse als Ansprechpartner der Bestellung.
10. Websites und Hosting für unsere Kunden#
Erstellen, betreiben oder pflegen wir eine Website für einen Kunden, ist der Kunde für die Daten der Besucher dieser Website verantwortlich; wir verarbeiten sie nur in seinem Auftrag. Wie dort mit Daten umgegangen wird, steht in der Datenschutzerklärung der jeweiligen Website.
11. Empfänger und Übermittlung in Drittländer im Überblick#
| Empfänger | Aufgabe | Ort | Abschnitt |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen | Server für Website, Besucherstatistik, Anfrageformular, Bestellungen und Anmeldungen zum Test, Dienst und Download der Programme, unser Verwaltungssystem mit E-Mails und Interessenten, Zählung von Öffnungen und Klicks; Speicher für Sicherungen in einem anderen Rechenzentrum | Deutschland; Sicherungen in der Europäischen Union | 4, 4.2, 5, 6, 6.1, 6.2, 7, 7.8, 7.9, 9, 12 |
| Mistral AI SAS, Paris, mit deren Dienstleistern, darunter Cloudflare, Inc. | Spracherkennung und Glättung; Rechtschreibprüfung unserer E-Mails | Sitz in Frankreich, kein fester Ort der Verarbeitung zugesagt; Dienstleister auch außerhalb der EU, u. a. USA | 6.1, 7.3 |
| IONOS SE, Montabaur | E-Mail-Postfach für Anfragen, Support und Verträge, auch für Varell-Daten, die über das Postfach laufen: mitgeschickte Diktatinhalte, Nutzer- und Verbrauchsdaten, die wir Ihrem Unternehmen schicken (etwa Exporte und Einzeldaten), Anfragen betroffener Personen und Meldungen; Versand unserer E-Mails von noreply@drillix.de: Anfragen aus dem Formular an unser Postfach, Zugangsschlüssel für Test und Bestellung, Bestellbestätigungen, Hinweise zu fehlgeschlagenen Zahlungen, nach Bestätigung Informationen mit Ihrer Einwilligung | Europäische Union bzw. Europäischer Wirtschaftsraum | 6, 6.1, 6.2, 7, 7.8, 7.9, 9 |
| STÜBER SYSTEMS GmbH, Berlin (OpenPLZ API) | Adressvorschläge im Bestellformular: getipptes Wortstück und Postleitzahl | Sitz in Deutschland | 4.1 |
| Stripe Payments Europe, Limited, Dublin; Stripe Technology Company, Limited, Dublin (eigene Zwecke); Stripe, LLC | Zahlungsabwicklung; eigene Zwecke von Stripe | Irland; USA | 9 |
Weitere Empfänger: das Unternehmen, das Varell einsetzt, bei einem Missbrauchsverdacht (Abschnitt 7.6); Rechtsanwälte, Inkassodienstleister und Gerichte, soweit wir Ansprüche geltend machen oder abwehren (Abschnitt 9); Behörden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
12. Speicherdauer und Aufbewahrungspflichten#
Wir löschen Daten, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind; die Fristen stehen in den einzelnen Abschnitten, für Varell nach Vertragsende in Abschnitt 7.4. Unterliegen Unterlagen einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht, schränken wir die Verarbeitung ein und löschen sie nach Fristablauf:
| Unterlagen | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Rechnungen und andere Buchungsbelege | 8 Jahre ab Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder der Beleg entstanden ist | § 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 und 4 AO; § 14b Abs. 1 UStG |
| Bücher und Aufzeichnungen | 10 Jahre ab Ende des Jahres der letzten Eintragung | § 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 3 und 4 AO |
| Geschäftsbriefe, auch per E-Mail, etwa Angebote und Auftragsbestätigungen | 6 Jahre ab Ende des Jahres, in dem sie empfangen oder versandt wurden | § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 und 4 AO |
Solange Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, endet die Aufbewahrungsfrist nicht (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO).
Kopien und Sicherungen: Bevor wir Programme auf unserem Server erneuern, legen wir dort Kopien der betroffenen Datenbanken an, um bei einem Fehler zum vorigen Stand zurückkehren zu können; diese Kopien löschen wir nach 7 Tagen. Außerdem sichern wir den Server täglich und verschlüsselt auf einen Speicher der Hetzner Online GmbH in einem anderen Rechenzentrum in der Europäischen Union. Tägliche Sicherungen bewahren wir 7 Tage auf, je eine Sicherung pro Woche 4 Wochen. Die Daten des Dienstes Varell (Abschnitt 7.4) sind nur in den täglichen Sicherungen enthalten, nicht in den wöchentlichen. Daten, die wir nach den Fristen dieser Erklärung löschen, bleiben in den Kopien höchstens 7 Tage und in den Sicherungen höchstens 4 Wochen erhalten, Daten des Dienstes Varell höchstens 7 Tage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, Daten nach einem Fehler oder Ausfall wiederherstellen zu können (Art. 32 Abs. 1 lit. c DSGVO).
13. Ihre Rechte#
Sie haben nach der DSGVO das Recht auf
- Auskunft über die Daten, die wir über Sie verarbeiten (Art. 15),
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16),
- Löschung (Art. 17) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
- Erhalt der Daten, die Sie uns selbst bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format, soweit wir sie aufgrund Ihrer Einwilligung oder eines Vertrags mit Ihnen automatisiert verarbeiten (Art. 20),
- Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3, Abschnitte 4.2 und 7.9),
- Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen und gegen Werbung (Art. 21, Abschnitt 14).
Schreiben Sie uns dafür an kontakt@drillix.de oder an die Anschrift in Abschnitt 2. Wir antworten unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats. Ist eine Anfrage besonders aufwendig, kann sich die Frist um bis zu zwei weitere Monate verlängern; darüber und über die Gründe informieren wir Sie innerhalb des ersten Monats. Haben wir begründete Zweifel, ob die Anfrage von Ihnen stammt, können wir zusätzliche Angaben zur Bestätigung Ihrer Identität verlangen. Für Diktate und Nutzerzugänge bei Varell gilt Abschnitt 7.7.
Beschwerde: Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist:
Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte
Maternistraße 17, 01067 Dresden
Postanschrift: Postfach 11 01 32, 01330 Dresden
E-Mail: post@sdtb.sachsen.de · www.datenschutz.sachsen.de
14. Widerspruchsrecht#
Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen, Abschnitte 4, 4.1, 5, 6, 6.1, 7.6, 7.8, 9, 12), können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO). Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Werbung: Informationen per E-Mail (Abschnitt 7.9) können Sie jederzeit abbestellen, und der Ansprache als Unternehmen, das wir selbst ansprechen (Abschnitt 6.2), können Sie jederzeit widersprechen, jeweils ohne Angabe von Gründen. Wir verwenden Ihre Daten dann nicht mehr für Werbung (Art. 21 Abs. 2 und 3 DSGVO).
Richten Sie Ihren Widerspruch an kontakt@drillix.de, bei Werbung per E-Mail auch über den Link zum Abmelden oder als Antwort auf eine unserer E-Mails, bei unserer Ansprache auch am Telefon.
Gegen den Einsatz von Varell in Ihrem Unternehmen wenden Sie sich an Ihr Unternehmen (Abschnitt 7.7).
15. Pflicht zur Angabe von Daten, automatisierte Entscheidungen#
Sie sind nicht gesetzlich verpflichtet, uns Daten zu geben. Ohne die Angaben zu Vertrag und Rechnung können wir keinen Vertrag schließen; ohne die technischen Angaben in den Abschnitten 4, 5 und 7 können die Website, der Download der Programme und der Dienst nicht funktionieren.
Wir treffen keine Entscheidungen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung einschließlich Profiling beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO). Die Spracherkennung wandelt Aufnahmen in Text um; sie entscheidet nichts über Sie. Auch die Rechtschreibprüfung unserer E-Mails entscheidet nichts über Sie: Sie macht Korrekturvorschläge zu Texten, die wir geschrieben haben; Antworten schreibt und sendet immer ein Mensch (Abschnitt 6.1). Automatische technische Grenzen des Dienstes — zu viele Anfragen in kurzer Zeit, erschöpftes Kontingent, erreichte Kostengrenze der Mehrnutzung, abgelaufene Laufzeit eines Zugangs — setzen vereinbarte Einstellungen um und bewerten keine persönlichen Merkmale. Allein führen sie nie zu einer Sperre wegen Missbrauchs oder zu einer Nachberechnung (Abschnitt 7.6).
Nach festen Regeln und ohne Bewertung Ihrer Person laufen außerdem automatisch:
- Anmeldungen zum kostenlosen Test mit Adressen freier E-Mail-Anbieter und Anmeldungen, für deren Domain schon ein Test oder eine Bestellung besteht, lehnt unser Server ab; im zweiten Fall schicken wir keinen Zugangsschlüssel (Abschnitt 7.8).
- Stripe prüft Zahlungen automatisch auf Betrug und kann Zahlungen mit hohem Betrugsrisiko nach seinen voreingestellten Regeln ablehnen (Abschnitt 9).
- Scheitert eine Zahlung, hält unser Bestellserver auf die Meldung von Stripe hin den Einzug an und benachrichtigt den Administrator. Gesperrt werden die Zugänge nur unter den Voraussetzungen von § 19 der AGB Varell; darüber entscheidet einer unserer Gesellschafter.
Halten Sie eine solche Ablehnung für falsch, schreiben Sie uns; dann sieht sich einer unserer Gesellschafter den Fall an.
16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung#
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Angebote, unsere Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Maßgeblich ist die Fassung mit dem oben genannten Stand. Ändern sich Zwecke wesentlich, informieren wir Ansprechpartner und Administratoren unserer Kunden vorher per E-Mail. Neue eigene Dienstleister teilen wir ihnen vorher mit, neue Dienstleister unserer Dienstleister, sobald wir davon wissen. Nutzer von Varell erreichen wir über ihr Unternehmen; wir bitten es, die Information weiterzugeben.
Drillix GbR · Alter Ring 2, 02894 Reichenbach/O.L. · Stand: 13. Oktober 2026 · Version 1.5.0